Actos preparatorios de la fusión y cesión de datos

Cecilia Irene Álvarez Rigaudias.

15/02/2010 Legal Today


La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha clarificado, al menos en sede de fusiones, una cuestión importante que se plantea en todo proceso de integración de sociedades. Esto es, si se puede (y a partir de cuándo) entenderse legítima la cesión de datos que debe realizarse necesariamente antes de que la fusión quede inscrita en el Registro Mercantil, de manera a que al día siguiente la sociedad de nueva creación o la absorbente puede emitir las facturas a sus “nuevos” clientes o las nóminas de sus “nuevos” empleados, etc.

Una aplicación literal de la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, llevaría a una conclusión irrazonable para el objetivo legítimo que pretende conseguir la cesión de datos de la que estamos hablando y que no puede alcanzarse de forma instantánea, ya que es necesario realizar migraciones de datos entre los sistemas de información de la sociedad absorbida y la sociedad absorbente o de nueva creación.

La interpretación de la AEPD es, en esta ocasión, intachable:

"... la interpretación de la norma exigirá tener en cuenta que como consecuencia de un procedimiento de fusión o absorción resulta necesaria la armonización de los sistemas de información existentes en las compañías involucradas, de forma que se garantice adecuadamente su funcionamiento una vez la fusión o absorción tenga definitivamente lugar. (...) Por este motivo, (...) podrá existir con carácter previo a la finalización del proceso de fusión o absorción un acceso a los datos por las compañías preexistentes o de la absorbente a los sistemas de información de la absorbida, necesario para la realización de tales operaciones de compatibilización o migración de los sistemas de información.

Ahora bien, para que sea posible el acceso mencionado será necesario que el proceso de fusión o absorción se encuentre efectivamente iniciado."

En el caso analizado, la AEPD considera que el proceso de fusión o absorción está "efectivamente iniciado" cuando los órganos de administración de las sociedades afectadas suscriben el proyecto de fusión de conformidad con la Ley 3/2009 de modificaciones estructurales de las sociedades mercantiles. Este criterio debería consecuentemente aplicarse de forma analógica en los otros casos de reestructuraciones empresariales a que se refiere el artículo 19 del reglamento aprobado por el Real-Decreto 1720/2007. Sin embargo, no resulta fácil determinar, mediante una regla unívoca, cuál ha de ser el dies a quo más adecuado en las cesiones globales de activos y pasivos o las aportaciones o transmisiones de negocios o ramas de actividad, para entender que se encuentran "efectivamente iniciadas".

En cualquier caso, tal y como recuerda la AEPD, mientras la fusión no sea efectiva jurídicamente, la sociedad absorbente o de nueva creación sólo podrá tratar los datos legítimamente para garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas de información. Por ello, si el proceso de fusión finalmente se frustrara, procederá la "cancelación de cualquier dato al que se hubiese accedido dentro del procedimiento de fusión".